Cómo planificar la fiesta navideña de oficina perfecta, aprobada por el personal y la gerencia
Independientemente del ambiente laboral, una fiesta de fin de año perfectamente organizada puede dar inicio a la siguiente etapa con buen pie y reunir a todos los departamentos para celebrar las fiestas. Pero, ¿cómo organizar la fiesta perfecta que dará que hablar en la oficina durante todo el año nuevo? Como obsequio, hemos recopilado consejos de algunos de los organizadores de eventos más destacados de Hollywood para ayudarte a planificar tu próxima fiesta navideña, que encantará tanto a empleados como a directivos.
Define los aspectos básicos de tu fiesta navideña
Antes de entrar en los detalles, es fundamental tener una visión general y definir las prioridades principales.
Determina tu presupuesto
Lo primero que debes hacer al comenzar a planificar es determinar tu presupuesto. El presupuesto marcará la pauta de todo el evento e influirá en cada detalle de tu fiesta, incluyendo la comida y el lugar, así que es fundamental aclararlo cuanto antes.
Determina el número de empleados
Antes de hacer cualquier reserva, también deberá contar el personal para determinar cuántos empleados hay en su oficina y así calcular quiénes asistirán a su fiesta. También deberá decidir si se permitirá que el personal traiga a su cónyuge o acompañante. Ambos aspectos son cruciales y tendrán un impacto directo en el lugar que elija, así como en el costo de la comida.
Lugar y fecha
El lugar es quizás el elemento más importante de cualquier fiesta navideña, ya que suele determinar el tono, la temática e incluso la comida. Además, probablemente el lugar consumirá la mayor parte de tu presupuesto, ¡así que elige con cuidado! Busca un lugar con buen gusto, accesible y con capacidad para todos tus invitados, que se ajuste a tu presupuesto. Intenta también encontrar un lugar que te ofrezca un paquete que incluya el costo de la comida. Un amplio estacionamiento y una ubicación de fácil acceso para todos tus invitados también son clave. Al buscar el lugar perfecto, asegúrate de programar una visita para que puedas verlo en persona antes de reservar y hacer preguntas directamente.
Determinar el tema y el concepto
Si bien la opción más obvia es una temática navideña, necesitas un concepto más definido que simplemente guirnaldas y árboles de Navidad para ayudarte a acotar tus opciones de decoración y garantizar que tu evento sea una ocasión elegante.
Algunos ejemplos de temas relacionados con las fiestas navideñas son:
Navidad blanca
Campanas de plata
bosque de bastones de caramelo
Suéteres navideños feos
El Polo Norte
País de las maravillas invernal
El lugar donde se celebre la fiesta también puede influir en la temática y la decoración, así que asegúrese de tenerlo en cuenta al desarrollar el concepto para su celebración.
Elige un equipo que te ayude con la planificación y ejecución del evento
Ninguna gran fiesta se planea en solitario, así que no intentes que sea una operación individual. Forma un comité, busca voluntarios y asígnales un área específica: comida, decoración, actividades, etc. Colaborar con otros e intercambiar ideas es una excelente manera de involucrar al personal y generar entusiasmo por tu evento.
Establezca un cronograma y puntos de referencia realistas para su planificación
Comienza la planificación con tiempo para asegurarte de conseguir el lugar y organizar tu evento sin estrés ni complicaciones. Empieza a principios de otoño, como muy tarde, para garantizar la reserva del lugar en la fecha elegida. Además, establece plazos fijos para las tareas de tu comité organizador y así asegurarte de que todo vaya según lo previsto.
Planificación/Personalización de menús
Una comida formal, un bufé o canapés servidos son las opciones de menú habituales para la mayoría de los eventos. Sin embargo, deberá averiguar con antelación si el lugar del evento proporciona la comida o si tendrá que contratar un servicio de catering externo. Asegúrese también de consultar con su equipo y averiguar si alguien tiene alguna restricción alimentaria, como:
Vegano
Vegetariano
Intolerante a la lactosa
Sin gluten
Alergias alimentarias
Al hablar con el lugar del evento o con el servicio de catering, asegúrese de informarles sobre estas restricciones para garantizar que se satisfagan las necesidades de todos. Además, busque un menú amplio y variado que sea del agrado de diversos paladares.
Invitaciones/Correspondencia al personal para comunicar detalles
No se puede organizar una fiesta si nadie asiste, así que asegúrate de que tu equipo sepa con suficiente antelación que la fiesta se celebrará y cuándo tendrá lugar. Comunica la fecha y la temática al inicio de la planificación y envía recordatorios antes del evento para que nadie lo olvide. Ya sea un correo electrónico a todo el personal, una invitación electrónica o invitaciones impresas, toda la información relevante sobre el evento debe estar clara para tu equipo con suficiente antelación para que puedan empezar a organizar su asistencia.
Todo está en los detalles
Tu fiesta navideña debe ser tan única como tu empresa, por lo que es importante prestar mucha atención a los detalles. Aquí tienes algunos ejemplos de pequeños detalles que puedes incluir para realzar tu fiesta y personalizar la experiencia para tu equipo.
Reconocimiento a los empleados
Su empresa no estaría donde está hoy sin el increíble equipo que lidera sus esfuerzos, y es importante que su personal sepa lo mucho que se le valora. Su fiesta navideña es el momento perfecto para celebrar las contribuciones de los empleados y hacerles saber a su equipo cuánto se les aprecia. Esto se puede hacer mediante regalos, incentivos, premios informales o incluso un simple reconocimiento verbal. Otra excelente opción es hacer una donación a una organización benéfica importante para su empresa en nombre del personal y anunciarlo durante el evento.
Viajes seguros a casa
La fiesta navideña de tu oficina es la única ocasión del año en que todos pueden reunirse para relajarse y desahogarse, lo que a menudo implica consumir alcohol. Para garantizar que todos lleguen a casa sanos y salvos al final de la noche, recalca la importancia de conducir sobrio y reembolsa a los empleados los gastos de Uber, Lyft, taxi u otras opciones de transporte responsable.
Cóctel de autor
Una excelente manera de darle un toque personal a tu fiesta navideña es crear un cóctel exclusivo que tus invitados puedan disfrutar sin preocupaciones. Al nombrarlo, intenta relacionarlo con las fiestas navideñas o incorporar alguna broma interna o chiste de oficina.
Actividades
Para que una fiesta sea inolvidable, se necesita algo más que comida y bebida gratis. Para mantener a los invitados entretenidos durante toda la velada y crear recuerdos imborrables, planifica actividades divertidas que todos disfruten.
Esto podría incluir:
Fotomatón
Intercambio de regalos de amigo invisible
Juegos para fomentar el trabajo en equipo
Preguntas y respuestas sobre la oficina
Baile
Concursos
Incorpora el humor
Una fiesta debería ser de todo menos aburrida, así que no tengas miedo de divertirte y mostrar tu lado más divertido.
Aligera el ambiente con:
Incorporar chistes internos
Contar historias divertidas durante los discursos
Proyectar fotos de eventos anteriores del personal en una pantalla
Ya sea una fiesta informal en la oficina o un evento formal en un hotel de lujo como el SoHo Hotel Toronto, personalizar la fiesta de tu equipo según la cultura de tu empresa es fundamental. Así que celebra con responsabilidad, da las gracias y, sobre todo, ¡diviértete a lo grande!.
